HERRAMIENTAS DE COLABORACION EN LA NUBE

GOOGLE DRIVER

GOOGLE PHOTOS

HANGOUNTS

GOOGLE CALENDAR

GOOGLE KEEP

ONEDRIVE

SKYPE

INTEGRACION DE OUTLOOK Y CALENDARIO

MICROSOFT SHAREPOINT

MICROSOFT LYNE

HERRAMIENTAS DE COLABORACION EN LA NUBE. TRABAJO EN LA NUBE

Las pymes disponen de muchas herramientas en la red ( tambien llamada la nube ) para agilizar sus procesos diarios. El software colaborativo, con productos muy completos y sin coste de grandes compañias como Google o Microsoft ( entre otras muchas , permite el trabajo en linea y de forma compartida para ser mas productivo en todo tipo de proyectos personales.

El uso de las tecnologias para mejorar la productividad en la empresa es una gran oportunidad. Muchas compañias han logrado optimizar sus procesos gracias a las TIC, y a las pymes en concreto han sido las que mejor han sabido aprovechar todo tipo de herramientas en la nueb, muchas veces sin coste, que agilizan el trabajo de muchos departamentos.

Una de las mejores novedades de los ultimos años son las denominadas herrmientas colaborativas, un conjunto de software y aplicaciones en la nuebe que nos permiten trabajar en espacios compartidos en la red con otros compañeros de la empresa, haciendo que la comunicacion y la efctividad sean mucho mejor que si trabajamos en modo local.

La formacion en este tipo de herramientas muchas veces es un freno para su incorporacion en la empresa, especialmente en las PYMs, por lo que cursos como el que ofrece la Camara de Comercio de Badajoz son ideales para introducirse en este mundo, conocer de primera mano que nos pueden aportar.

Recientemente hablamos de algunas de ellas referidas nada mas al correo electronico ( email), las agendas y las videoconferencias, pero el espectro de herramientas es mucho mas amplio. Entre las herramientas gratuitas mas interesantes queremos analizar las que nos ofrecen dos de las grandes compañias tecnologicas del mundo son Google y Microsoft.

Google fue la primera en ofrecer estos servicios en la nube para el gran publico, pero años despues Microsoft ha sumado a sus herramientas locales los servicios en la nube.

GOOGLE DRIVE

Se trata de un software online colaborativo por excelencia de Google, antes conocido como Google Docs, pero que con Drive adquirio una dimension superior con mas opciones para el usuario. En esencia, nos referimos a un completo programario de ofimatica en linea y con multiples opciones colaborativas.

En terminos generales en Google Drive contaremos con un espacio de 15 GB para crear y almacenar nuestros archivos, sin ningun coste. En el caso de la empresa que es posible que necesite mas espacio para alguno de sus usuarios, de pueden contratar suscripciones mensuales para tener mas datos de almacenamiento.

Otra de las finalidades que nos ofrece es que podemos tenerlo en cualquier dispositivo, siempre sincronizado, y por lo tanto consultar cualquier documento que tengamos en la nube Drive. Incluso si estamos sin conexion, los cambios que hagamos en nuestros documentos de Drive se subiran automaticamente a la nube en cuanto la recuperemos.

Los principales programas colavorativos de Google Drive son un editor de documentos, de hojas de calculos y de presentaciones. En todo los casos podremos crear un documento y compartirlo con otros usuarios simplemente añadiendo su emal de Gmail.

Ademas, podremos darles los permisos que queramos en el documento ( leer, editar...etc ).

Con ello, podremos actualizar un documento y los otros usuarios ver en tiempo real los cambios que estamos realizando. Cualquier usuario podra consultar la ultima version del archivo en todo momento. Tambien en Google Drive podremos crear formularios y compartirlos.

GOOGLE PHOTOS

Se trata de otro espacio colaborativo que puede ser interesante para muchas personas.

Con Google Photos podremos subir fotografias, crear albums y todo ello en la nube y compartido con quien queremos. En una pryme, por ejemplo, podemos crear albums de productos o de eventos y contar con una galeria de las imagenes mas importantes de la compañia, clasificadas y con garantia de que estan seguras.

Ademas, Google Photos nos permite liberar de los dispositivos Android las imagenes, dejando espacio libre para el terminal movil o la tablet y manteniendo una copia de todas las imagenes en la nube. Todo ello compartido, de forma que los usuarios que tengan permiso podran actualizar los albums con nuevas imagenes.

Google Groups

Dentro del entorno de Gmail tambien encontraremos Google Groups, con el que podemos crear listas de correo de forma sencilla, incluyendo a varios clientes, miembros de la empresa o de un departamento, por ejemplo. Envia un email a la lista de correo, todos los miembros la recibiran y sera mas sencillo comunicarse en grupo.

Se trata de una herramienta colaborativa cloud ( en la nube ) que evita el gestionar de emails entre multiples usuarios, para canalizarlo en una sola via y llegando a los mismos destinatarios, por ejemplo para dar soporte entre varias personas a un gran grupo de clientes.

HANGOUTS

Como citamos en post anterior, Hangouts se ha convertido en otra potente herramienta colaborativa que nos permite realizar videollamadas a varias bandas.

Podremos establecer conversaciones en tiempo real con clientes o compañeros y realizar reuniones por videoconferencia sin salir del correo electronico ( email ). Ademas, las conversaciones de chat se guardaran en el propio correo por si queremos consultarlas.

GOOGLE CALENDAR

El calendario de Google cuenta con prestaciones colaborativas interesantes como la opcion de crear y compartir calendarios, tambien dando mas o menos permisos al resto de usuarios. Con ello, en una misma empresa, podemos disponer de calendarios compartidos con miembros de un departamento, con el global de la empresa o con un solo empleado, y todo de forma simultanea y en la nube.

Desde Gmail y el mismo Calender podremos convocar reuniones o eventos a los usuarios que queramos, y una vez lo acepten hacer que esa cita se añada automaticamente en su calendario. Todo ello reduce mucho las comunicaciones innecesarias y hace mas fluido el proceso de gestion de agendas y calendarios.

GOOGLE KEEP

Es la herramienta de notas de Google para dispositivos Android e iOS. Es una aplicacion interesante ya que cuenta con servicios colaborativos. En la empresa, por ejemplo, podremos compartir las listas de tareas o de temas urgentes con otros usuarios de forma rapida y siempre en un espacio comun donde todos podran intervenir.

INTEGRACION CON SLACK

Desde finales de 2016, Google Drive incorporo una funcion con la que podremos integrar el software de Google con Slack, otra potente herramienta colaborativa de chat interno por canales. Con la nueva funcionalidad desde Slack, en el canal que nos encontremos.

ONEDRIVER

Con un nombre muy similar al de su competidor, Microsoft lanzo en 2014 OneDrive, el espacio colectivo que incluye software y aplicaciones para crear compartir todo tipo de archivos en la red. Cuenta con 5GB de almacenamiento gratuito y ha reunido varios de los productos previos de Microsoft en uno.

El software principal es office online, la version en la nube del popular microsoft office, con los principales progras de ofimatica de la version local. En este caso, el software online esta formado por Word Wep App, Excel Web App, PowerPoint Web App, y OneNote Web App. De esta forma, Microsoft se subio a la nube en un cambio de estrategia que muchos esperaban dado que, de lo contrario, en poco tiempo Google podria hacerse con mucho mas mercado del que ya tenia. Con Office OnLine como ocurre con Google Drive, podemos crear y compartir archivos en la nubecon otros usuarios.

A los programas clasicos, Microsoft Office OnLine sumo despues Office Sway, un programa de presentacion de diapositivas o videos en linea, y tambien Docs.com, un sitio web donde los usuarios pueden descubrir, subir y compartir documentos de Office en su pagina de perfil de Microsoft o Facebook.

Ademas, el conjunto de OneDrive incluye tambien un espacio de creacion de galerias de fotos compartidas, el uso compartido de favoritos o la creacion de frupos de usuarios que pueden interactuar colaborativa.

SKYPE

Tambien propiedad de Microsoft, este servicio de videollamadas con versiones gratuitas es una potente herramienta colaborativa para realizar reuniones desde varias localizaciones, incluyendo funcionalidades colaborativas como la comparticion de pantalla en tiempo real, de documentos o el chat en vivo, que compite con la herramienta en la nube de Google Hangouts.

INTEGRACION DE OUTLOOK Y CALENDARIO

Otro de las posibilidades colaborativas que encontramos en el entorno de Microsoft es la union de su servicio de correo electronico ( email ), Outlook, junto con calendario integrado, que nos permitira compartir calendarios y citas con otros usuarios, tambien en la nubegracias a Outlook.com, con el redultado de la evolucion de Microsoft Outlok local junto con la renovacion del extinto Hotmail.

MICROSOFT SHAREPOINT

Es otra de las apuestas en la nube de Microsoft, muy enfocada al sector empresarial, que permite añadir al software tradicional funcionalidades colaborativas para compartir documentos, realizar modulos de administracion de proceso, modulos de busqueda y gestion documental.

MICROSOFT LYNC

Tambien denominado Skype Empresarial, si bien no tiene relacion con Skype, es un servicio que incluye varios modos de comunicacion, incluida mensajeria instantanea, videoconferencia, telefonia, uso compartido de aplicaciones y transferencia de archivos.

Esta totalmente integrado con Outlook, algo que nos permite programar reuniones, mantener un historial de conversaciones, ver informacion de presencia y responder mensajes de correo electronico ( email ). Tambien puede buscar e iniciar un mensaje ( email ) instantaneo o una conversacion telefonica si hay una persona disponible.

En funcion de las necesidades de cada pyme, las compañias pueden adoptar las herramientas colaborativas que mas se ajusten a sus demandas y configuracion procesos de comunicacion y trabajo mas eficaces. Ademas, favoreceremos la relacion transversal entre departamentos, la generacion comun o, claro esta, la productividad.